Obsah
- Mít systém vstupenek
- ... Nebo alespoň vyhrazená adresa
- Méně s
- Poskytněte informace o známých chybách
- Vytvořte fórum
- Odpovězte osobně
- Poskytněte časový rámec
- Vyhledejte zpětnou vazbu
- Nenechávejte zneužívání
- Buďte profesionální
Zdroj: Esignn / Dreamstime.com
Odnést:
IT oddělení mají vždy hodně na svých deskách. Zde je několik způsobů, jak zajistit, aby věci běžely hladce a dosahovaly lepších výsledků.
Pro mnoho společností slouží IT oddělení jako páteřní a nervové centrum a udržuje plynulý tok informací v celém systému. IT oddělení zaujímá v podnikové hierarchii jedinečné postavení. Její úkol nemusí nutně souviset s hlavními provozy společnosti (ve skutečnosti všechny typy společností mají IT oddělení, od potravin po módu), ale není nezávislý na ostatních odděleních.Přestože pracovníci IT nejsou nutně podřízeni jiným zaměstnancům, udržují si určitou pozici zákaznického servisu. Poskytování podpory IT zaměstnancům je důležitým úkolem každého oddělení IT ve společnosti. To umožňuje lidem ve společnosti efektivně plnit své úkoly a zvyšovat produktivitu společnosti. Jak tedy mohou dělat tuto práci lépe? Zde je 10 tipů, které by mělo oddělení IT zvážit. (Práce v oblasti IT má své nevýhody. Další informace naleznete v 10 důvodech, proč se IT Guy neplatí.)
Mít systém vstupenek
Mnoho velkých společností, které poskytují technickou podporu svým klientům, mají systém vstupenek, který sleduje jejich úkoly a sleduje pokrok v jakékoli práci. I když jeho interní, jednoduchý systém lístků může pomoci organizovat oddělení tak, aby technici neztratili z dohledu, co je třeba udělat. Nejzákladnější věcí, kterou by systém lístků měl mít, je schopnost automaticky reagovat pomocí čísla lístku a pole „poznámky“, aby technici mohli zaznamenávat důležité informace o průběhu jízdenky.... Nebo alespoň vyhrazená adresa
Některé společnosti nemusí mít zdroje (nebo chtějí) mít plně funkční systém vstupenek. Dobrou alternativou by bylo zřízení vyhrazené adresy pro otázky a podporu, s automatickou odpovědí pro nové.Méně s
Trávit čas odpovídáním na správné otázky v jedné nebo. Problém, který mají mnozí pracovníci IT, spočívá v tom, že mají sklon ztrácet hodiny jen psaním textu dopředu a dozadu. Pokud například dostanou přísloví „Nemohu se dostat“, mohou z rychlé odpovědi položit „Jaké zařízení používáte?“ které pak mohou získat odpověď „Můj notebook“, na kterou budou odpovídat: „Co je to OS?“ To může doslova pokračovat celý den. Místo toho by IT mělo mít čas na to, aby zajistilo, že získají všechny informace, které potřebují, v jednom, a poté poskytne jednu odpověď. Strávit pár minut odpovědí na osobu v detailu může pomoci snížit nekonečné zpětné a dopředu konverzace.Poskytněte informace o známých chybách
Zadejte stránku FAQ nebo „Známé chyby“. Většina lidí má stejné problémy jako ostatní uživatelé. Poskytnutím FAQ pro každého nebo snad stránky, která podrobně popisuje známé chyby (a co se s nimi děje), může IT oddělení omezit opakování, na které musí odpovědět - nemluvě o nepřátelství, zda jsou problémy řešit.Vytvořte fórum
Pro větší společnosti s velkou uživatelskou základnou může mít smysl vytvořit fórum, kde si lidé budou moci vypsat své problémy nebo obavy. To umožňuje zaměstnancům reagovat na sebe a pomáhat si navzájem.Odpovězte osobně
Vypadá to jako jednoduchá - nebo dokonce logická - věc, ale mnoho oddělení IT stále používá při řešení požadavků „tým“ nebo „váš tým podpory“. To není jen nepříjemné pro mnoho uživatelů, ale také to může znít jako oddělení, které se snaží vyhnout odpovědnosti a odpovědnosti. Pokud pracovníci IT odpoví na každou žádost osobně a uvedou jejich jména, pomůže to zaměstnancům cítit se, že žádost bude zpracována, a také jim poskytne způsob, jak někoho chytit, když skutečně potřebují pomoc.Poskytněte časový rámec
Dejte lidem vědět, kdy bude problém vyřešen. Opět je to něco, co se může zdát jako zdravý rozum, ale jen málo lidí ve skutečnosti věnuje čas osobě žádající o podporu, jakmile je problém vyřešen. Nejen, že je to zdvořilé, ale také dává časové razítko a papírovou stopu, pokud by se vyskytly jiné problémy.Vyhledejte zpětnou vazbu
Jakékoli oddělení nebo společnost chce vědět, jak se daří a jak mohou zlepšit své služby. Po vyřešení požadavku je dobré požádat zaměstnance o zpětnou vazbu. Připravte si odkaz na formulář nebo se jednoduše zeptejte, co si myslí o službě.Nenechávejte zneužívání
Je pro lidi snadné být frustrovaný, zejména pro ty, kteří pracují ve vysokotlakých pracovních místech. V některých případech to může znamenat odstranění frustrace z jiných lidí, jako jsou zaměstnanci IT.Zatímco mnoho vedoucích pracovníků vidí zaměstnance oddělení IT jako podřízené, neznamená to, že jsou služebníci. Manažeři a vedoucí oddělení IT by neměli tolerovat zneužívání ze strany jiných oddělení, zejména těch, kteří slovně zneužívají zaměstnance.Buďte profesionální
Protože oddělení IT se zabývají většinou interními záležitostmi, je snadné být náhodný nebo dokonce brusný, pokud jde o vyřizování žádostí. Personál IT by však měl při reagování na požadavky vždy promítnout profesionální nebo dokonce přátelský tón. Zdvořilost může jít dlouhou cestu.Toto je jen několik tipů, jak IT oddělením poskytnout lepší služby svým společnostem. Pokud máte další tipy, sdílejte je prosím na @Techopedia.